Remote office, how to communicate?

对一个公司的发展来说,沟通的重要性不言而喻。与当面沟通相比,远程沟通有不少弱势的地方。

比如视频会议很难做眼神的交流;而只是语音的话,肢体语言,表情都无法传递;如果是打字聊天,则连语气语调都失去了,这些在人类的沟通中扮演很重要的位置。

那么是不是远程沟通就肯定不如当面沟通呢?

不一定。用当面沟通的方法做远程沟通当然效果不佳,但用适合的方法远程沟通,并不比当面沟通差,远程沟通时需要注意以下几个问题。

一定程度的过度沟通

更多的上下文信息

人们沟通时,有时经常会有一些默认的认知,比如默认对方清楚自己讲的问题的上下文信息。在当面沟通时,可以通过对方的一些表情细节,来发现对方是否真的有这些信息。而远程沟通时要假定对方不具有这些信息,尽量提供比当面沟通提供更多的上下文信息。

提供的信息,应该足够到让同事不用再去查找上下文信息就能把事情做好。

有的同学留给其他同学任务卡,卡上的说明有时就一个简单的标题,要反复问多次,才能搞清楚到底想要啥,耽误双方大量的时间,这就是没有提供足够的上下文信息造成的后果。

更丰富的表达形式

在网络沟通时,不只是用言语文字,还可以多结合图片,甚至视频。比如截图,流程图,操作视频等等,让自己的意图能更清楚的传递给对方。

更高频度的反馈

有时一些沟通后达成的计划,需要执行较长时间,比如两三天。

在一个办公室时, 可以在走动交谈过程中,就能看到执行进度情况,而远程工作时,就缺乏这个条件。这种时候要主动及时的反馈,当出现双方理解上的偏差时,就能及时的纠正。

沟通的线索化

沟通线索化就是把关于一个主题的沟通放到一起。

现在大家经常喜欢在微信群,qq群里沟通,你一句我一句。人多了,很多时候讨论完,想找刚才讨论问题的整个过程及结论有时就很难, 因为与其他人的沟通信息混杂在一起。

所以并不鼓励大家在微信群里沟通,而是在Trello或Teambition的任务卡里就这个任务展开讨论,或者用Slack的thread功能就一个主题展开讨论。这样寻找关于一个主题的讨论过程就会方便的多,其他同事也很容易从讨论过程中明白任务中一些关键决定的原因,会很方便接手他人的工作。

沟通的可搜索化

沟通的过程,要有历史记录,并且可搜索。

这可以通过工具的选择来达到,比如沟通IM用Slack,可以搜索关键词相关的所有历史记录,哪怕自己刚加入一个组织。

任务相关沟通如果大都是在Trello或Teambition的任务卡中进行,就很方便搜索。这样沟通的过程,结论都成为了整个团队可共享的知识沉淀了下来。

沟通是为了解决问题

在技术产品团队中,面临需求方提出的需求时,有些同学很勤奋,需求方提出什么就赶紧去实现。

其实很多时候需求方提出的需求,背后反映的是需求方面临的问题。而提出需求的同学,往往没有时间更没有义务从产品角度深思熟虑,这时候产品技术团队的同学,就不能机械的去理解需求,要多想想背后的真正问题是什么,如何从根本上去解决这些问题。

这个情况其实不只是在技术产品团队与需求方的沟通中,在一个团队内部沟通中也经常出现。我们要更深入的去想,对方表达意见背后的问题是什么,如何从根本上去解决这个问题, 这样才能实现真正高效的沟通。

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