高效团队的建立——扁平与透明

透明并不必然导致企业的高效,提倡透明而不深究为什么要透明,是不够的。透明不是目的,而是手段,扁平是透明后的结果,不应该是首先追求的目标。

从扁平到透明

在信息时代,面对市场环境的瞬息万变,企业必须做出快速反应和迅速决策以保持竞争优势。

组织结构的扁平化无疑增强了组织快速反应的能力。

以前的传统企业不够透明和扁平,这其实是为了适合当时的生产力。

在相当长的时间内, 搜集传递信息主要还是靠人口口相传加上纸笔。 这时候人每天能搜集处理的信息量很有限,光是搜集统计数据就要占用很多时间。而在众多文件夹中查找信息也是非常耗时的工作。

这种情况下,一个团队领导能管理的人就很有限,要组织工业化的大生产,必须采用多层级的树状结构组织。 而且那个年代,向公司全员共享信息代价很大,而且更增加了员工处理信息的负担。

进入信息时代后,很多信息及统计数据的产生随着工作过程实时产生,搜集信息的负担变得很小甚至可忽略。 而搜索功能的实现,则将信息的检索工作负担大大降低。 这时候的透明才成为可能。

企业为什么要透明,是为了赶时髦么?

企业的目标就是创造利润,而好的透明机制能提高企业创造利润的效率。

为什么能提高呢?

因为当有了透明的文化和相应的工具时,团队内任何人都可以随时随地很方便的查找检索所有和工作有关的信息,他就能更好更高效的做决定。

现在社会的专业分工越来越细,团队领导在一些专业细节上的认知,并不如一线的员工。 这时与其让领导来做决定,还不如给一线员工充分自主权,及充分的信息,让他做决定。

海底捞给一线服务员直接免单的权利,就是放权很好的例子。 在别的店都要申请店经理批准的事,在海底捞可以很简单就完成,提高了效率,也大大提高了顾客的体验。

透明就是为了让一线员工在有充分信息的情况下拥有决定权。

一线员工没有决定权,而只讲透明,是没有意义的。

当第一线员工有很多决定权,领导只用做支持及风险控制的工作时,一个领导就可以支持更多的下属,企业就不需要那么多领导了,企业自然而然变成扁平。

扁平是透明及放权后自然而然的结果。

怎么才能做好透明呢?

透明文化的建立

真正建设透明的团队文化要做好两件事:

1 信息在团队工作过程中自动产生和记录

很多团队,尤其小团队,喜欢用口头沟通事情。

这有几个问题,一个是没有记录,双方理解或记忆出现分歧时,很难判断谁对谁错;二是口头沟通到的几个人算是信息透明了,但对口头没沟通到的人,这个信息就是不透明的;第三是信息只在人的脑子里,当知道信息的人离职了,团队就损失了这个信息。

就像在上一篇【团队内的信息分享效率优化】谈到的那样,通过Trello, Teambition之类的工具,做到信息在工作过程中就自然产生和记录,要保证这些信息是对大家都公开的,这样才能创造真正有价值的透明。

有些公司不同部门间的系统,代码都是互相不可见的,这非常不利于团队内的合作与沟通。Google从开始到现在,它的代码库都是面向所有员工开放的,每个Google的程序员都能读到最核心的代码,这大大方便大家的沟通与学习。

2 信息必须是可搜索的

搜索是信息时代人类的一大发明,大大提高了查找信息的效率。

当信息公开给员工,但如果搜索不方便的话,这些信息只是一个个孤岛,表面上看信息公开了,但其实信息之间都是阻拦的藩篱,信息的利用效率极其低下。

一些团队中,有些人喜欢就某一事情单独成立个微信群来聊, 但这个微信群对整个企业其他人来说就是个不可了解的孤岛。哪怕以后被拉到这个群里了,也找不到历史记录。

每个团队内的小群,每个私聊成了一个个的信息孤岛,很多信息就死在了这些孤岛里。当其他人需要做决定时,得不到全面的信息,决定的效率与效果自然无法保障。

生产和公开信息只是透明的第一步,很重要的就是让所有的信息是可方便搜索的,消除团队内的信息孤岛。不能搜索的信息是死信息,对团队价值近乎为0。

聊天工具我一直很推崇Slack,就是因为Slack里可以就专题成立频道,拉少数几个人进来聊。但这些频道只要是公开的,其他人随时可以加入,不加入也是可以检索的,信息尽管放在不同的频道内,但对全团队人来说都是透明的。

做好这两点,再放权给一线员工,每个人拥有充分的自主权,并对生产的结果负责。

没有放权的透明,没有价值,而且也缺乏团队内的推动力,迟早会归于湮灭。

信息时代来临,改变了我们生活和工作的方式。但过去的25年只是一个开始,我们还需要改变乃至创新去适应这个时代,通过透明和放权建立扁平化高效的团队,就是创新的一个起点。

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